Wykaz akt

Z Wikipedii

Wykaz akt – jeden z podstawowych normatywów organizujących pracę biurową (inne to instrukcja kancelaryjna i instrukcja archiwalna); służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Jako pomoc w pracy kancelaryjnej (biurowej) zaczęto używać go w początkach XIX w.

• alfabetyczno–rzeczowy wykaz akt, jeden z pierwszych systemów, teczki przechowywane były alfabetycznie.

• wykaz akt strukturalnych, polega on na tym, że każda komórka organizacyjna zakładu tworzy na własny użytek odrębny spis dokumentów (akt). W tym obrębie akta ułożone są w zależności od znaczenia. Z wykazami z innych komórek tworzy wykaz akt dla całego zakładu.
• jednolity rzeczowy wykaz akt- obecnie najpowszechniejszy. Jest to druga podstawowa norma regulująca organizacją biurowości w danej jednostce organizacyjnej (pierwszą jest instrukcja kancelaryjna, do której stanowi on najczęściej załącznik uzgadniany w podobnym trybie). Stanowi on jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu lub instytucji, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku ich działalności oraz zawiera kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Dzieli całość wytwarzanej w danej instytucji dokumentacji na maksymalnie 10 grup zasadniczych oznaczonych symbolami od 0 do 9, klasy pierwszego rzędu i kolejnych rzędów dzielą się na dalsze klasy, przy czym ich liczba, w zależności od potrzeb może być mniejsza od 10. Pierwsze 4 klasy pierwszego rzędu wykazu akt obejmują zawsze tylko tzw. akta typowe, tzn. występujące we wszystkich jednostkach organizacyjnych. Klasami tymi są grupy rzeczowe akt obejmujące: 0 – Zarządzanie, 1 – Kadry, 2- Środki rzeczowe, 3 – Ekonomikę. Każda z klas pierwszego rzędu dzieli się na klasy drugiego rzędu, które obejmują hasła już bardziej szczegółowe, przez dodanie do symbolu klasyfikacyjnego pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0-9, tj. 00-99. Tytuły klas pierwszego i drugiego rzędu nie oznaczają jeszcze tytułów teczek, ponieważ byłyby one zbyt ogólne i nieadekwatne do ich treści. Dlatego klasy drugiego rzędu ulegają dalszemu podziałowi, w wyniku czego możemy otrzymać klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, tj. 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu można, w miarę potrzeby, tworzyć klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, tj. 0000-9999 i klasy dalszych rzędów. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem (symbolem) akt, co klasy końcowe w wykazie. Akta tematycznie jednorodne z różnych komórek organizacyjnych instytucji będą posiadały ten sam symbol klasyfikacyjny (cyfrowy) i tytuł teczki, tj. nazwę hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt. Wyróżniać je będą symbole literowe, niekiedy cyfrowe, stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. Dlatego zalecane jest, aby poszczególne komórki urzędu czy innej instytucji sporządziły dla własnych potrzeb szczegółowy wyciąg z wykazu akt, który będzie zawierał tylko odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne występujące w ich działalności.

[edytuj] Bibliografia

• Archiwistyka praktyczna dla archiwów zakładowych, pod red. St. Kłysa, Poznań 1986.
• Porządkowanie zasobu archiwów zakładowych państwowych jednostek organizacyjnych, pod red. Zb. Postuły, Warszawa 1989.
• Polski Słownik Archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa - Łódź 1974.
• Kancelaria i archiwum zakładowe, pod red. Z. Pustuły, Warszawa 2000.
• Polski Słownik Archaizmów, pod red. M. Jarząbka, Warszawa 1999.

Tusk: Chcecie szybkich zmian, dajcie mi sto procent władzy

Weto jest konstytucyjnym uprawnieniem prezydenta i skłamałbym, jeślibym mówił, że nie spodziewałem się tego - tak premier Donald Tusk komentuje fakt niepodpisania przez Lecha Kaczyńskiego kolejnych ustaw. Jego zdaniem prezydent używa weta jako "broni politycznej". Chcecie szybkiej zmiany - dajcie mi sto procent władzy - oświadczył premier.

J. Kaczyński: Polacy zostaną ciężko ograbieni

- Polityka liberalizmu PO będzie nas drogo kosztowała. Polacy zostaną ciężko ograbieni, gdyż ceny wzrosną, a pensje nie - mówił prezes PiS podczas wizyty na Mazurach i Suwalszczyźnie. Jarosław Kaczyński przekonywał mieszkańców Ełku i Suwałk, że wprowadzenie euro będzie niekorzystne dla Polaków.

Prezydent zawetował kolejne ustawy

Prezydent Lech Kaczyński zawetował kolejne ustawy. Są to: nowelizacja ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zmiana w przepisach dotyczących emerytur i rent z FUS oraz ustawa upoważniająca prezydenta do ratyfikacji Konwencji ds. kontaktów z dziećmi. Po raz drugi zawetował ustawę likwidującą tzw. poziomy awans sędziów. Politycy PO, PSL oraz Lewicy uważają, że kolejne weta prezydenta Lecha Kaczyńskiego są podyktowane pobudkami politycznymi.

IPN sprawdzi, czy Józef Światło naprawdę nie żyje

Pion śledczy katowickiego IPN chce zbadać losy podpułkownika Józefa Światły, który w 1953 roku uciekł z Polski na Zachód - poinformował serwis tvp.info. W chwili obecnej prokuratorzy nie mają nawet pewności czy były wicedyrektor Departamentu X Ministerstwa Bezpieczeństwa faktycznie nie żyje.

Paweł Machcewicz dyrektorem Muzeum II Wojny Światowej

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego Bogdan Zdrojewski powołał Pawła Machcewicza na stanowisko dyrektora Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku - poinformował dział prasowy ministerstwa.

Kaczyński: Sikorski szefem NATO? To dobre dla Polski

Według prezesa PiS Jarosława Kaczyńskiego "byłoby dobrze dla Polski", gdyby Radosław Sikorski lub Aleksander Kwaśniewski objęli stanowisko sekretarza generalnego NATO - bo to wzmacnia pozycję Polski. Zaznaczył, że "bliżej" mu do Sikorskiego.

Samobójczyni skoczyła do Odry

86-letnia mieszkanka Opola popełniła dziś samobójstwo skacząc do Odry.

Boże Narodzenie w Opoce

Rekolekcje on-line, przegląd tradycji adwentowych i świątecznych oraz konkurs MMS na zdjęcie szopki to nowe atrakcje portalu Opoka.

IPN ujawnił protokół przesłuchania Graczyka

IPN opublikował na swych stronach w internecie protokół przesłuchania b. oficera SB Edwarda Graczyka, jako świadka w śledztwie IPN w sprawie fałszowania przez SB akt mających dowodzić, że Lech Wałęsa był agentem o pseudonimie "Bolek".

Zaproszenia na wykład Dalajlamy jak świeże bułeczki

Planowany na 11 grudnia wykład Dalajlamy w Hali Torwar w Warszawie cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem. Wszystkie zaproszenia zostały rozdane w ciągu godziny.